La sixième raison pourquoi bien connaître vos processus d’entreprise: automatiser les processus.
Pourquoi automatiser un processus
Dans les pays industrialisées, l’utilisation de systèmes est souvent moins chère que la main d’oeuvre. En plus, suite à l’augmentation du niveau de formation, de moins en moins de personnes sont prêtes à effectuer un travail répétitif. Et pour de telles tâches, des systèmes informatiques, machines, robots etc. sont plus fiables. L’automatisation contribue donc à rendre les processus plus efficaces; cependant à condition que le processus soit bien conçu, en fonction d’une efficience optimale.
Réfléchir avant d’automatiser
Il est inutile d’automatiser un processus d’entreprise non-optimal, car cette automatisation ne contribue qu’ à renforcer les faiblesses (erreurs, gaspillages, etc.), suite à l’augmentation des volumes traités.
Par conséquent, la connaissance et l’optimisation des processus d’entreprise (BPR = Business Process Re-engineering ou Business Process Redesign) sont essentielles avant d’automatiser. Cela est tout aussi bien valable pour les petites améliorations (comme l’automatisation d’une ou quelques tâches dans un processus – par exemple en déployant une machine ou une application spécifique), que pour des projets d’amélioration substantiels qui impactent de nombreux processus, voir l’organisation entière. Comme c’est le cas par exemple lors de l’implémentation d’un progiciel de type ERP, CRM, etc.
Informatisation
Dans le blog « Gestion efficiente et efficace du personnel » on a déjà mentionné le terme ‘capacités’. Les capacités forment aussi la base pour déterminer les fonctionnalités des systèmes (d’information). Indépendamment qu’il s’agisse d’un système ‘développé maison’, ou d’un logiciel acheté (‘Commercial-off-the-Shelf’, abrégé COTS’).
Le schema ci-dessous illustre comment déduire des ‘exigences’ (requirements) pour un système d’information à partir d’un activité du processus. Reprenons comme exemple l’activité « Peser la charge livrée » du processus ‘Réception et contrôle de la matière première’ (blog précédent); et déduisons ainsi les exigences pour la capacité « Enregistrer les données de pesage ». Ce que le système d’enregistrement doit au moins être capable est:
- La lecture des poids provenant du pont-bascule, donc les données issues du pesage. Dans le diagramme nous précisons quelles données: le poids brut et la tare.
- L’encodage d’autres données par l’utilisateur (par le clavier), notamment les données fournisseur, les données véhicule, les données produit.
- Le stockage de toutes ces données dans la base.
- Le calcul du poids net (= poids brut – tare).
- La possibilité d’imprimer les données de pesage sur la note de réception.
La détermination de telles exigences pour l’automatisation d’un processus est généralement la tâche d’un analyste d’affaires (business analyst) ou d’un analyste fonctionnel. Il va sans dire qu’une connaissance du processus d’entreprise est un ‘must’ afin de pouvoir déterminer quelles activités peuvent être supportés par des systèmes d’information et de quelle manière.
Développement sur base de modèle
La modélisation des processus a dans certains cas un important avantage supplémentaire. En effet, la notation BPMN (Business Process Modeling Notation) permet, depuis la version 2.0, de générer des processus exécutables à partir de modèles de processus. Ainsi, en utilisant un logiciel du type BPMS (Business Process Management Suite), il est possible d’automatiser et donc d’implémenter un processus exécutable à partir d’un modèle BPMN.
Et bien que l’intervention d’un informaticien soit recommandé – voir nécessaire -, cette approche a un avantage non négligeable. Puisque si bien la personne du business que l’informaticien utilisent le même modèle de processus, leur compréhension commune évite toute ambiguité et malentendu entre le développeur du système l’utilisateur future. Différents collègues, d’une part ayant un profil business, d’autre part avec un profil plutôt technique, parlent le même language et partent d’un modèle de processus.
La vidéo ci-dessous illustre (à partir de la 15ième seconde) comment on peut automatiser un processus à partir d’un modèle de processus (BPMN), grâce à un logiciel de type BPMS.
Voulez-vous savoir si, et comment, un BPMS peut contribuer à la valeur de votre organisation? N’hésitez pas à nous contacter ou à poser votre question dans la boîte à commentaire en bas de ce blog.