Compétences et fonctionnalités
Un processus d’entreprise bien documenté ne comprend pas seulement les éléments de base – étant les activités ou les étapes du processus. Les ‘capacités’, permettant l’exécution des différentes activités, y sont également documentées. Pour les activités humaines, il s’agit des compétences et du savoir-faire, dont le personnel exécutant doit disposer, afin de pouvoir accomplir la tâche. Pour les tâches automatisées, ce sont les fonctionnalités mises à disposition par un système informatique ou une machine. La figure ci-dessous illustre les ‘capacités’ (compétences et fonctionnalités) nécessaires pour l’activité « Peser la charge livrée » du processus « Réception & contrôle de la matière première » (voir le processus dans le blog du 5 février 2015).
Le rectangle jaune indique le « rôle » qui est supposé effectuer l’activité – dans ce cas, peser la charge livrée. C’est donc le « récepteur de matières premières » qui effectuera le pesage de la livraison. Comme ‘capacités‘ (les rectangles bleus-verts) on distingue:
- les compétences que le récepteur doit avoir, notamment
- Connaissance d’utilisation de la bascule
- Connaissance d’utilisation du système d’enregistrement
- les fonctionnalités du ou des systèmes, à savoir
- Déterminer le poids – une fonctionnalité du pont-bascule
- Enregistrer les données de pesage – une fonctionnalité du logiciel de la bascule
Remarquez que outre les compétences et les fonctionnalités, il peut également être intéressant de décrire d’autres éléments à l’égard de l’activité. Dans l’exemple, on y voit également les symboles suivants:
- Rectangle bleu qui indique la système d’information utilisé (le système d’enregistrement)
- Rectangle gris qui indique ce que l’enregistrement va générer comme « document » (output)
- Petits rectangles gris qui indiquent quelles données doivent être enregistrées: poids brut, poids net, produit (type de matière première), véhicule (marque, immatriculation), fournisseur
Architecture de processus et d’entreprise
Quand les processus d’entreprise sont décrit d’une telle façon détaillée, on parle également de l’architecture de processus, faisant part de l’architecture d’entreprise, ou « business architecture ». Une organisation appliquant une telle architecture de processus et d’entreprise, utilise généralement un logiciel pourvu d’une base de donnée. Un tel logiciel ne représente donc pas seulement des diagrammes, mais il enregistre aussi tous les éléments (activités, rôles, compétences & fonctionnalités, systèmes, etc.) ainsi que leurs relations respectives dans un ‘repository’. Cette information relativement intelligente permet l’obtention nombreux types de rapports intéressants. Dans notre cas, vous pourriez ainsi voir en un rapport, toutes les compétences que le récepteur de matières premières doit posséder. Bien entendu également d’autres compétences pour les différentes activités qu’il est supposé effectuer. Par exemple les compétences qu’il/elle doit posséder pour prendre des échantillons de matières premières, une des autres activités que « le récepteur de matières premières » doit réaliser de part son rôle.
Pourquoi une gestion efficiente et efficace du personnel?
Grâce à ce type d’application pour architecture de processus et d’entreprise, vous pouvez ainsi déterminer et documenter qui (de par la fonction ou le nom) a quels rôles au sein de l’organisation. Imaginez que le rôle du « récepteur de matières premières » est un des rôles du responsable de la qualité, comme illustré ci-dessous.
Dans le cas d’un remplacement, par exemple du responsable de la qualité, il est alors bien plus facile et surtout plus rapide de déterminer quels rôles cette personne a, et surtout quelles compétences son successeur doit avoir. Un gain en efficience lorsque vous publiez le poste vacant et que vous connaissez immédiatement – sur base d’un rapport – toutes les compétences que son successeur doit avoir, n’est-ce pas?
Le même principe est valable pour tout changement de rôles entres fonctions ou positions. Imaginez par exemple que le rôle de « récepteur de matières premières » passe du responsable de qualité vers le responsable de production; vous connaîtrez alors très rapidement quelles compétences le responsable de production devra acquérir.
Une telle documentation du processus sera également très utile lors de la formation de nouveaux collaborateurs. N’est-il pas agréable et motivant pour un nouveau travailleur lorsqu’il voit et comprend tout de suite pour quels objectifs (de processus et organisationnels) ses compétences seront utiles? Et donc comment il ou elle contribuera aux résultats du processus et donc aux résultats de l’organisation entière?
Cela accroît sans aucun doute la motivation intrinsèque du personnel. Autrement dit, ça contribue à une gestion efficiente et efficace du personnel. Efficiente grâce à un aperçu rapide des compétences nécessaires; efficace parce que le personnel sera davantage motivé à contribuer aux résultats d’entreprise.
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