Wat is Process Mining?
Process mining is een techniek die het mogelijk maakt om bedrijfsprocessen te analyseren – zoals ze werkelijk uitgevoerd zijn – op basis van zogenaamde ‘event logs’ die uit informatie systemen gehaald worden. Het is enigszins vergelijkbaar met Data Mining, doch specifiek gericht op het verwerven van Business Process Intelligence.
Zoals je zal lezen, maakt process mining het mogelijk om het feitelijk gedrag van bedrijfsprocessen – en dus dat van de organisatie – waar te nemen, steunend op werkelijk gebeurde feiten & cijfers. Een goed begin voor diepgaand onderzoek en dus ook voor verdere operationele verbetering.
Wat zijn Event Logs?
Event logs zijn verzamelingen van sporen van de uitgevoerde processen (“proces instanties” genoemd). Veronderstel het proces de van de levering van grondstoffen, die reeds gebruikt werd in de blog van 5 februari ll.
Wanneer dit proces ondersteund is door een software-applicatie die elke transactie van elke proces instantie registreert, kunnen we een stukje event log verkrijgen die er als volgt uitziet:
De elementen aangeduid in het groen – nl. Levering nummer (de eigenlijke case ID), Activiteit en Timestamp – zijn de 3 noodzakelijke attributen van een event log voor process mining. Overige attributen, zoals Gebruiker, Product, Gewicht, Vrachtwagen ID, enz., kunnen helpen de procesanalyse nog te verrijken, doch zijn geen ‘must’.
Voornaamste toepassingen van process mining
Process Mining ondersteunt volgende 3 process management disciplines:
- Business Process discovery: dit is de grafische weergave – zeg maar de reconstructie – van de huidige bedrijfsprocessen van de organisatie, inclusief de eventuele procesvarianten. Het resultaat is dus procesdiagrammen – zelfs proces animaties – op basis van de event logs.
- Conformance checking: dit gaat om de vergelijking tussen het bestaande procesdiagram en de feitelijke uitvoering(en) van hetzelfde proces, zodat nagegaan kan worden of de werkelijkheid overeenstemt met het vooropgestelde proces, en omgekeerd. Interessant wanneer je moet weten of (bedrijfs)regels al dan niet gerespecteerd werden.
- Business Process enhancement & improvement: dankzij de grafieken en metrieken die process mining algoritmes bieden, kan je procesanalyses verrijken om o.a. bottlenecks of onderbezetting van resources op te sporen, enz. De talrijke analytische inzichten helpen om gemakkelijker de oorzaken van inefficienties of fouten binnen een proces op te sporen.
Voordelen van process mining
De voornaamste voordelen zijn volgens het onderzoek van J. Claes and G.Poels :
Objectiviteit: feiten liegen niet; en daar event logs weergeven hoe en proces(instantie) uitgevoerd werd, is process discovery – dus de voorstelling van hoe het proces werkelijk verlopen is – heel objectief. Procesdiagrammen verkregen a.h.v. process mining zijn, in tegenstelling tot modellen uit interviews, niet onderhevig aan de subjectieve perceptie van individuën.
Snelheid: hoewel je vooraf best over voldoende kennis beschikt van het bedrijf (al is het om te weten welke event logs best geanalyseerd worden), is het evident dat het verkrijgen van procesdiagrammen a.h.v. process mining sneller verloopt dan langs het traditionele procesmodelleren.
Minder inspanningen (efficiëntie): process discovery via process mining betekent een beduidende verhoging in efficiëntie, dankzij het feit dat je daardoor minder workshops en interviews nodig hebt met – veelal druk bezette – mensen uit de business.
Volledigheid: bij het analyseren van de relevante logs, wordt het onderscheid tussen het hoofdproces en de procesvarianten of van eventuele uitzonderingen snel duidelijk. Varianten en uitzonderingen die dikwijls het licht niet zien met traditionele vormen van procesanalyse.
Transparantie: process mining biedt ook de mogelijkheid om in te zoomen op de feiten, en details op te sporen zoals wanneer en door wie een bepaalde transactie uitgevoerd werd. Zodoende verkrijgt men nog meer inzicht op hoe de organisatie werkelijk in elkaar zit.
Conformance: zoals reeds aangehaald, helpt process mining om gemakkelijker niet-conforme procesuitvoeringen op te sporen.
Root-causes & bottlenecks: process mining maakt het ook mogelijk om sneller of gemakkelijker grondoorzaken, bottlenecks, enz. op te sporen; wat vanzelfsprekend nuttig is voor organisaties die continue verbetering nastreven.
Voorspellingen & simulaties: analyse van verleden feiten, biedt ook de mogelijkheid om te voorspellen hoe een bedrijfsprocess zich in de toekomst zou gedragen. Event logs helpen eveneens om meer betrouwbare processimulaties uit te voeren dan processimulaties gebaseerd op (theoretische) veronderstellingen. Deze (engelstalige) blog licht in meer details toe hoe process mining tot betere processimulaties kan bijdragen.
Uitdagingen van process mining
Desondanks de talrijke voordelen, heeft process mining ook nadelen, die ik eerder uitdagingen noem. Volgens Claes & Poels zijn dit de voornaamste:
Toegang tot data: event logs zijn niet altijd beschikbaar. Vooral ‘oudere’ systemen produceren geen event logs, waardoor het dan onmogelijk is om process mining toe te passen.
Data voorbereidingskost: zelfs wanneer event logs beschikbaar zijn, kan het zijn dat er nog veel werk is om ze gebruiksklaar te maken, of om ze bv. te combineren uit verschillende systemen.
Datakwaliteit: soms kan het een uitdaging zijn om event logs te verkrijgen van aanvaardbare, betrouwbare kwaliteit; bv. afhankelijk van de bron(nen).
Gebruiksgemak: niet alle process mining tools zijn gebruiksvriendelijk.
Beperkingen van tools: sommige applicaties hebben minder algoritmes ter beschikking dan andere.
Moeilijk te begrijpen: voor mensen die nog weinig of geen ervaring, noch kennis of vaardigheden, hebben met process mining kan het een uitdaging zijn om het toe te passen.
Hoewel deze eerste blog over Process Mining mogelijks theoretisch en abstract overkomt, zal ik in volgende blog de meer praktische kant ervan beschrijven, met gebruik van scenario’s. Op deze manier zal het (nog) duidelijker worden hoe process mining ook uw organisatie kan helpen te verbeteren. Mocht u ondertussen al vragen of opmerkingen hebben, gebruik dan gerust onderstaand Reactie vak, of contacteer me via het formulier.
P.S.: Aarzel dan niet om deze informatie te delen met je Facebookvrienden en –fans, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder. Bedankt!